Czy można przechowywać dokumenty w formie elektronicznej?
Zgodnie z obecnie obowiązującym prawem, dokumenty mogą być przechowywane nie tylko w formie papierowej, lecz także elektronicznej. Należy jednak przy tym pamiętać, że muszą spełniać kilka wymogów. Pierwszym z nich jest autentyczność pochodzenia. Nikt nie powinien zastanawiać się nad ich oryginalnością. Należy również pamiętać, aby w archiwizowanych dokumentach nie wprowadzać żadnych zmian, ponieważ to naruszyłoby integralność ich treści.
Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że przechowywane pisma powinny być czytelne. Podobnie jak w przypadku dokumentów papierowych, również te elektroniczne muszą być przechowywane przez okres wskazany w przepisach. Jeśli zostaną usunięte zbyt szybko, na firmę może zostać nałożona kara.
Jak powinna wyglądać elektroniczna archiwizacja dokumentów?
Archiwizacja dokumentów księgowych wymaga zastosowania kilku zasad, również, jeśli są one przechowywane w sposób elektroniczny. Należy przede wszystkim chronić je przed osobami trzecimi. Dzięki temu zyskuje się pewność, że żadna niepowołana osoba nie wprowadzi w nich zmian, ani ich nie zniszczy. Ponadto istotne jest to, żeby regularnie wykonywać kopie zapasowe. W takim wypadku nawet, jeśli dojdzie do usunięcia dokumentów, większość z nich będzie można odzyskać.
Mówiąc o tym, jak przechowywać dokumenty w firmie, nie można również zapominać o zachowaniu w nich porządku. Właściwe nazewnictwo, opisy oraz pogrupowanie ważnych pism pozwolą z łatwością odnaleźć określone umowy czy faktury. Dodatkowo jeśli firma chce wykorzystać elektroniczne formy przechowywania dokumentów, należy sprawdzić, czy wybrany nośnik rzeczywiście może zapewnić im bezpieczeństwo.
Jakie zalety ma elektroniczne przechowywanie dokumentów?
Elektroniczna archiwizacja dokumentów staje się coraz popularniejsza. Nie ma w tym nic dziwnego – takie rozwiązanie znaczną liczbę swoich zwolenników zawdzięcza przede wszystkim zaletom. Wśród nich najważniejsze to:
- dostęp do dokumentów o każdej porze i z każdego miejsca na ziemi – chcąc spojrzeć na określone dane podczas spotkania czy w czasie wyjazdu poza miasto nie trzeba wracać do firmy – wystarczy otworzyć dokument w laptopie, jeśli ważne pisma są przechowywane w chmurze;
- łatwiejsze utrzymanie porządku w dokumentach – znacznie wygodniej posegregować faktury oraz inne dokumenty online, niż zrobić z nimi to samo, jeśli są w wersji papierowej;
- oszczędność miejsca – archiwizacja pism w wersji papierowej wiąże się z koniecznością wygospodarowania dla nich przestrzeni w firmie. Elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych tego nie wymaga;
- łatwiejszy obieg dokumentów – wystarczy pobrać plik i wysłać go do konkretnej osoby. Nie trzeba zajmować się tradycyjną wysyłką czy samodzielnym dostarczaniem pism papierowych;
- szybsza możliwość znalezienia konkretnego dokumentu – z reguły wystarczy wyszukać plik po nazwie, aby wyszukać odpowiednie pismo.
Jeśli zależy Państwu na swoim komforcie, oszczędności pieniędzy oraz miejsca, przechowywanie dokumentów online będzie korzystną opcją.
Prowadzenie elektronicznej archiwizacji dokumentów online
Znając sposoby przechowywania dokumentów w firmie, wiele osób zastanawia się, czy musi samodzielnie zajmować się przechowywaniem ważnych pism dotyczących swojej firmy. Przedsiębiorstwa odpowiedzialne za prowadzenie księgowości mogą zaoferować ją również w systemie online. Taką usługę ma przygotowaną dla swoich klientów Biuro Rachunkowe MKF. Doskonale znamy prawo i wiemy, jak przechowywać dokumenty, dlatego mogą Państwo nam zaufać.
Powierzając prowadzenie księgowości i opiekę nad przechowywanymi dokumentami specjalistom można mieć pewność, że zawsze będą one odpowiednio posegregowane, a także, że wszystkie z nich będą bezpieczne. Z takiego rozwiązania korzystają zarówno duże, jak i średnie, a nawet małe firmy, którym zależy na profesjonalizmie.
FAQ:
1. Czy możliwe jest elektroniczne przechowywanie dokumentów firmy?
Prawo zezwala na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej.
2. Jakie zalety ma elektroniczna archiwizacja dokumentów?
Elektroniczne przechowywanie dokumentów pozwala na oszczędność miejsca, łatwiejsze zachowanie porządku w pismach, a także szybszy obieg dokumentów. Ponadto dzięki temu rozwiązaniu można mieć do nich dostęp o każdej porze z dowolnego miejsca.
3. Czy warto zlecić firmie zewnętrznej archiwizację dokumentów firmy?
Zlecenie archiwizacji dokumentów firmie zewnętrznej sprawia, że wszystkie pisma są bezpieczne i jest zachowany w nich porządek przy jednoczesnej oszczędności czasu.
